Privacy Policy

1. Algemeen

Judo Hoeilaart hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Judo Hoeilaart houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Judo Hoeilaart zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Judo Hoeilaart
Zetel: schimpstraat 27, 1560 Hoeilaart Emailadres: judohoeilaart@gmail.com Telefoon: 0473 89 53 47
Contactpagina website: www.judohoeilaart.be

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Judo Hoeilaart verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Judofederatie (uitvoering overeenkomst)
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Judo Hoeilaart (uitvoering overeenkomst)
• Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Voor verzekeringsdoeleinden (contractuele grond)
• In het kader van de organisatie van sportpromotionele activiteiten (contractuele grond)
• Aanwezigheidsregistratie clubtrainingen (contractuele grond)
• Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film voor PR-doeleinden (contractuele grond)
• Het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten (gerechtvaardigd belang)
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• In kader van de aanleg van het clubpatrimonium (gerechtvaardigd belang)
• Voor publicitaire doeleinden (ledenblad, clubwebsite, facebookgroep,…..) (gerechtvaardigd belang, toestemming)

3. Welke gegevens verwerken we?

Voor de eerder opgesomde doelstellingen (zie hoofdstuk “Waarom verwerken wij persoonsgegevens”) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, geslacht, GSM en/of telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht (in geval van wedstrijddeelname)
• Gevoelige gegevens i.v.m. dieet, allergieën, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid in geval van organiseren evenementen met maaltijden.

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties:

• Bestuursleden van de vereniging
• Judo Vlaanderen vzw
• De verzekeringsmaatschappij: in geval van een schade aangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door de geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen.

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van een website en/of Facebook (content)
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. Bewaartermijn

Judo Hoeilaart bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Judo Hoeilaart verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan een jaar.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Judo Hoeilaart van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Dit kan bij afspraak gebeuren tijdens de judotraining in onze dojo. Wij vragen jou om hiervoor jouw identiteit mee te brengen naar de dojo. Dit kan ook via de website (e-mail). Om hierbij jouw identiteit te controleren vragen wij jou om een kopie van jouw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijziging privacyverklaring

Judo Hoeilaart kan haar privacy statement steeds wijzigen.

Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 26 juli 2022. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.